Showing posts with label intranet. Show all posts
Showing posts with label intranet. Show all posts

Friday, June 17, 2016

Mistä keksin nimen Piilotettu aarre?

Minulta kysellään välillä yritykseni nimen historiaa ja tänään on hyvä päivä kertoa siitä lisää. Osallistun nimittäin Instagramissa #fmsphotoaday-haasteeseen ja päivän teema on my name.

Aloitin ensimmäiset harrastusaiheiset blogini 11 vuotta sitten. Työhöni liittyvän blogin taas avasin alkuvuonna 2008 Nokian intranettiin ja vaikka olinkin blogannut pitkään, se oli aika jännittävää. Ennenkuin aloitin, luin muiden blogeja. Bloggaajien joukossa oli joukko (yhä) hyvin aktiivisia nettivaikuttajia ja heidän seuraan liittyminen vähän hirvitti: onko minulla mitään asiaa. No tuntuihan sitä olevan. Lähtiessäni Nokialta 7 vuotta sitten otin vanhat postaukset talteen ja jaan teille nyt ekan bloggaukseni, jossa kerroin siitä, miten bloggaaminen oli muuttanut kommunikoimistani, annoin vinkkejä blogin perustamiseen ja kerroin myös piilotetun aarteen nimen tarinan, johon liittyy paitsi iloisia merirosvoja myös eräs timantti. Bloggauksessa on joitakin kirjoitusvirheitä, mutta enhän minä niitä enää raaski korjata. :)

Kuva #fmskuvapäivässä-haasteeseen

GIVING BIRTH TO A BLOG 

Favorites 0
By Janhonen Johanna (Nokia-D-MSW/Jyvaskyla)
on January 15, 2008 9:50 AM
Permalink | Comments (4) | TrackBacks (0)

I made a New Year's promise: to live like I teach. I'm communication specialist and I have promoted wiki usage for a long time but blogs are something new for me. But don't misread me, this is my 5th blog already... My 1st blog was in Nokia intranet (do you remember Sharing Adventures via Lifeblog?), but since then I've been only in Internet blogging about my private life and hobbies (crafts).

Blogging has changed my way of communicating permanently, I am not emailing my family anymore, I'm not updating my homepages and I seldom use my photo galleries. Also the discussion forums have changed after most of us started our own blogs, part of the discussion moved to blogs and now everyone is more free to follow only the persons they are interested.

I feel confident that sooner or later the blogs will change Nokia's communication culture too. So join me while I'm learning to use a blog also for my work! 

In the first blog entry I tell what to do before establish a blog.


  • Use the training material available in intranet. I really liked this elearning (if the link is not working, you'll find it from LMP with the name "Towards an internet company ways of working: Wiki & Blog e-learning"). From here you find internal blogging guidelines. 
  • Familiarize yourself to other Nokia blogs. Pick the interesting blogs and start following them with help of RSS feeds. Or follow them all from NPlanet which is the blog of the blogs. 
  • Think, think, think - what do you want to do with your blog, who will be your audience and what will be your message? Blogging takes time and people get bored to blog when they don't get any feedback. 
  • You also need to give name to your blog before it's born. I noticed that our managers use their own forenames (e.g. Olli-Pekka's blog). I'm not that known (yet;) so I forgot Johanna's blog (we are "only" 184 in Nokia according to Phonebook). Some people have named their blogs according to organization (which may not be so good idea since they keep changing). Some names come from the area they are handling (e.g. Games blog) while others sound funny (e.g. The Red Pill). Eventually I christened my blog "Hidden treasure" which can refer to the fact that we have always too much information available (and too many places where to put it) which makes the searching difficult and when we finally find what we are looking for, we are like the happy pirates in front of our chests. Besides communication and information management I am going to talk about my metrics in Diamonds tool (and diamonds are the girl's best friends...). 
  • When you are finnished, order your own blog from here

PS. This was a really good day to start a blog, it's my birthday!

Categories: Blog, Web2.0 for dummies POSTED BY JOHANNA JANHONEN AT 4:26 AM

Tuesday, November 24, 2015

Yritysten sisäiset keskustelualustat, mitä, miksi ja miten

Eilen oli jo kuudes #CMADFI-aiheinen Twitter-chatti. Chateissa on olleellista se, että ne pidetään aina samaan aikaan, jotta osallistujat eivät "eksy" ja voivat merkitä ajan kalenteriinsa. Olen valinnut ajan (kuukauden neljäs ma klo 14.00-15.00) niin, että se sopii useimmiten minulle, mutta eilen olin ongelmissa. Ely-keskus nimittäin kutsui Jari Parantaisen puhumaan paikallisille pk-yrittäjille ja se oli tilaisuus, jota en halunnut missata.

Siksi hoidin chatin tällä kertaa pelkän automatisoinnin varassa, mistä olin etukäteen varoittanutkin Jannea.

Jälkikäteen olikin sitten aika jännittävä nähdä, miten chatti sujui ilman minua. :)

Chatin aiheena olivat yritysten sisäiset keskustelut.

Osallistujat mainitsivat käyttävänsä/käyttäneensä seuraavia välineitä:
  • AAPO
  • Connection
  • Facebook Groups ja Facebook Messenger
  • Flowdock
  • IBM expertise locator
  • internal "Faces"
  • LinkedIn-ryhmät
  • Lync 
  • maili
  • Meetings 
  • Office 365 Groups 
  • puhelinsoitot
  • S4B 
  • Sametime-chat 
  • SharePoint
  • Skillhive
  • Skype ja Skype for business
  • Slack
  • Trello 
  • Twitter DM:t
  • Valo intranet
  • Verse
  • WhatsApp
  • Yammer

Pitkä lista!

Haasteita sisäisten viestintäjärjestelmien käytössä taas aiheuttavat:

Kulttuurimuutos -toisten mielestä muut ovat liian hitaita muuttumaan, toinen ihmettelee, miksi pitäisi muuttua, jos sille ei ole esitetty mitään syytä, hyvinhän tällä sähköpostillakin asiat hoituu. Eli tarvitaan ohjeita, koulutusta, motivointia, jopa pakottamista: viestejä pitää seurata, niihin pitää reagoida. Jos välineen käyttötarkoitus ei ole kirkas, se ei liity oikeiden asioiden ratkomiseen tai viestintä on jätetty puolitiehen, homma ei vaan lennä! Ohjeissa tulee huomioida a) yksilön tarpeet, b) tiimin tarpeet ja c) koko organisaation tarpeet eli tarvitaan yhteiset pelisäännöt siitä, mitä missäkin välineessä puhutaan ja miten tiedot siirtyvät välineestä toiseen, esim. koodareiden backlogiin tai kuittaukseksi asiakkaalle.

Monikanavaisuutta pidettiin haasteena: viestintä, tieto ja tiedostot pirstaloituvat useaan kanavaan, pitäisi olla aktiivinen jokaisessa kanavassa samaan aikaan, mutta käytännössä joku käyttää jotain työkalua, toinen toista, eivätkä ihmiset löydä toisiaan eli pahimmillaan viestintä siiloutuu eri välineisiin, vaikka tavoiteltiin muuta.

Muina haasteina mainittiin tietoturvavaatimusten selvitys, työasemien vanhanaikaisuus ja yhden keskitetyn sijainnin puute.

Mihin keskustelualustoja sitten käytetään?

Kehitystyö: strategiatyö,  suunnittelu, tiedon jalostus, tuotekehitys
Viestintä: myynnin ja markkinoinnin seuranta, projektiviestintä, muistutukset, muistiot viikkopalavereista, kiitokset, kannustukset, tiedon jako, Q&A (eli yleisiä kysymyksiä ja vastauksia), tiedotus, uutisointi
ideointi, ongelmien ratkaisu
Aikataulutus (palaverien aika, agenda)
Off-topic asiat: huumori (huono sellainen), lounaspaikan valinta, yleiset kuulumiset, hyvinvointivinkit, pikkujoulujen biisilista, it-tuki

Mutta: keskustelut ovat vielä turhan vahvasti yksisuuntaista tiedonvälitystä. Tavoitteena on keskustelukulttuuri, joka tukee ja kehittää "normitoimintaa", vuorovaikutus toimii sitä paremmin, mitä tiiviimpi ryhmä ja kirkkaampi agenda.

Jos yrityksellä on jo intranet, tarvitaanko myös keskustelutyökaluja?

Ei tarvita, jos ei haluta hyödyntää koko organisaation tietoa, osaamista ja kokemusta tai kehittää läpinäkyvämpää työkulttuuria.

Eli siis joku sosiaalinen kanava on hyvä olla tukena, jotta tärkeä keskustelu (arjen tiedot ja kysymykset) on poissa meileistä tai kahvipöydistä (muidenkin pitää kuulla niistä). Chatti mahdollistaa pienen kynnyksen tiedonjakamisen, -hakemisen ja oppimisen. Pienet firmat eivät tarvitse "perinteistä" intraa, mutta isoilla tiedon määrä on niin suuri, että pitää olla rakenne, johon julkaista tietoa. Intranet sopii tiedotteille, uutisille, ohjeille ja ns. "painetuille" viesteille, keskustelualusta taas vapaaseen keskusteluun ja ideointiin. Aika harva kuitenkaan enää rakentaa staattisia introja, vaan ne ovat myös yhteistyöalustoja. Jos tiedotteet ovat yrityksen sisäisessä blogissa, kommenteissa käydään keskustelua ja ns. tietotuutti tuntuu tarpeettomalta.

Mitä pitää sitten ottaa huomioon, kun valitsee sisäisille keskusteluille työkalua?

Ihmiset, käyttäjät - ovatko he jo tottuneet johonkin? Voisiko sen käyttöä parantaa? Kulttuurinmuutos on teknologiaa haastavampi seikka.

Yrityksen keskustelualusta kannattaa valita helppokäyttöisyyden ja käyttötarkoituksen mukaan. Työkalua voisi testata ensin pienellä tiimillä, mutta jos keskitettyä ratkaisua ei ole, kohta kaikilla tiimeillä on omat työkalut ja työtavat. Pitää siis sopia, mitä työkalua mihinkin käytetään.
Kannattaa miettiä yrityksen tarpeita, tarvitaanko sisäisen, asiakasviestinnän vai molempien ratkaisua. Voiko alusta tukea koko organisaatiota? Nousevia teemoja introissa: sosiaalisuus, videot, some-kanavat, mobiilius, mutta myös hallittavuus, integroitavuus muihin järjestelmiin, päätelaiteriippumattomuus, avoimuus, koulutuksen saatavuus, ketteryys, keveys, helppokäyttöisyys, käyttäjäystävällisyys, kustannustehokkuus ja yhteisöllistä oppimisen edistäminen ovat tämän päivän avainsanoja,  "silmäkarkkiominaisuudet" ovat out, viestihistorian pitää olla helposti löydettävissä.

Kiitos hyvistä kommenteista, kurkkaa koko chatti tästä: