Eilen oli jo kuudes #CMADFI-aiheinen Twitter-chatti. Chateissa on olleellista se, että ne pidetään aina samaan aikaan, jotta osallistujat eivät "eksy" ja voivat merkitä ajan kalenteriinsa. Olen valinnut ajan (kuukauden neljäs ma klo 14.00-15.00) niin, että se sopii useimmiten minulle, mutta eilen olin ongelmissa. Ely-keskus nimittäin kutsui Jari Parantaisen puhumaan paikallisille pk-yrittäjille ja se oli tilaisuus, jota en halunnut missata.
Siksi hoidin chatin tällä kertaa pelkän automatisoinnin varassa, mistä olin etukäteen varoittanutkin Jannea.
Jälkikäteen olikin sitten aika jännittävä nähdä, miten chatti sujui ilman minua. :)
Chatin aiheena olivat yritysten sisäiset keskustelut.
Osallistujat mainitsivat käyttävänsä/käyttäneensä seuraavia välineitä:
- AAPO
- Connection
- Facebook Groups ja Facebook Messenger
- Flowdock
- IBM expertise locator
- internal "Faces"
- LinkedIn-ryhmät
- Lync
- maili
- Meetings
- Office 365 Groups
- puhelinsoitot
- S4B
- Sametime-chat
- SharePoint
- Skillhive
- Skype ja Skype for business
- Slack
- Trello
- Twitter DM:t
- Valo intranet
- Verse
- WhatsApp
- Yammer
Pitkä lista!
Haasteita sisäisten viestintäjärjestelmien käytössä taas aiheuttavat:
Kulttuurimuutos -toisten mielestä muut ovat liian hitaita muuttumaan, toinen ihmettelee, miksi pitäisi muuttua, jos sille ei ole esitetty mitään syytä, hyvinhän tällä sähköpostillakin asiat hoituu. Eli tarvitaan ohjeita, koulutusta, motivointia, jopa pakottamista: viestejä pitää seurata, niihin pitää reagoida. Jos välineen käyttötarkoitus ei ole kirkas, se ei liity oikeiden asioiden ratkomiseen tai viestintä on jätetty puolitiehen, homma ei vaan lennä! Ohjeissa tulee huomioida a) yksilön tarpeet, b) tiimin tarpeet ja c) koko organisaation tarpeet eli tarvitaan yhteiset pelisäännöt siitä, mitä missäkin välineessä puhutaan ja miten tiedot siirtyvät välineestä toiseen, esim. koodareiden backlogiin tai kuittaukseksi asiakkaalle.
Monikanavaisuutta pidettiin haasteena: viestintä, tieto ja tiedostot pirstaloituvat useaan kanavaan, pitäisi olla aktiivinen jokaisessa kanavassa samaan aikaan, mutta käytännössä joku käyttää jotain työkalua, toinen toista, eivätkä ihmiset löydä toisiaan eli pahimmillaan viestintä siiloutuu eri välineisiin, vaikka tavoiteltiin muuta.
Muina haasteina mainittiin tietoturvavaatimusten selvitys, työasemien vanhanaikaisuus ja yhden keskitetyn sijainnin puute.
Mihin keskustelualustoja sitten käytetään?
Kehitystyö: strategiatyö, suunnittelu, tiedon jalostus, tuotekehitys
Viestintä: myynnin ja markkinoinnin seuranta, projektiviestintä, muistutukset, muistiot viikkopalavereista, kiitokset, kannustukset, tiedon jako, Q&A (eli yleisiä kysymyksiä ja vastauksia), tiedotus, uutisointi
ideointi, ongelmien ratkaisu
Aikataulutus (palaverien aika, agenda)
Off-topic asiat: huumori (huono sellainen), lounaspaikan valinta, yleiset kuulumiset, hyvinvointivinkit, pikkujoulujen biisilista, it-tuki
Mutta: keskustelut ovat vielä turhan vahvasti yksisuuntaista tiedonvälitystä. Tavoitteena on keskustelukulttuuri, joka tukee ja kehittää "normitoimintaa", vuorovaikutus toimii sitä paremmin, mitä tiiviimpi ryhmä ja kirkkaampi agenda.
Jos yrityksellä on jo intranet, tarvitaanko myös keskustelutyökaluja?
Ei tarvita, jos ei haluta hyödyntää koko organisaation tietoa, osaamista ja kokemusta tai kehittää läpinäkyvämpää työkulttuuria.
Eli siis joku sosiaalinen kanava on hyvä olla tukena, jotta tärkeä keskustelu (arjen tiedot ja kysymykset) on poissa meileistä tai kahvipöydistä (muidenkin pitää kuulla niistä). Chatti mahdollistaa pienen kynnyksen tiedonjakamisen, -hakemisen ja oppimisen. Pienet firmat eivät tarvitse "perinteistä" intraa, mutta isoilla tiedon määrä on niin suuri, että pitää olla rakenne, johon julkaista tietoa. Intranet sopii tiedotteille, uutisille, ohjeille ja ns. "painetuille" viesteille, keskustelualusta taas vapaaseen keskusteluun ja ideointiin. Aika harva kuitenkaan enää rakentaa staattisia introja, vaan ne ovat myös yhteistyöalustoja. Jos tiedotteet ovat yrityksen sisäisessä blogissa, kommenteissa käydään keskustelua ja ns. tietotuutti tuntuu tarpeettomalta.
Mitä pitää sitten ottaa huomioon, kun valitsee sisäisille keskusteluille työkalua?
Ihmiset, käyttäjät - ovatko he jo tottuneet johonkin? Voisiko sen käyttöä parantaa? Kulttuurinmuutos on teknologiaa haastavampi seikka.
Yrityksen keskustelualusta kannattaa valita helppokäyttöisyyden ja käyttötarkoituksen mukaan. Työkalua voisi testata ensin pienellä tiimillä, mutta jos keskitettyä ratkaisua ei ole, kohta kaikilla tiimeillä on omat työkalut ja työtavat. Pitää siis sopia, mitä työkalua mihinkin käytetään.
Kannattaa miettiä yrityksen tarpeita, tarvitaanko sisäisen, asiakasviestinnän vai molempien ratkaisua. Voiko alusta tukea koko organisaatiota? Nousevia teemoja introissa: sosiaalisuus, videot, some-kanavat, mobiilius, mutta myös hallittavuus, integroitavuus muihin järjestelmiin, päätelaiteriippumattomuus, avoimuus, koulutuksen saatavuus, ketteryys, keveys, helppokäyttöisyys, käyttäjäystävällisyys, kustannustehokkuus ja yhteisöllistä oppimisen edistäminen ovat tämän päivän avainsanoja, "silmäkarkkiominaisuudet" ovat out, viestihistorian pitää olla helposti löydettävissä.
Kiitos hyvistä kommenteista, kurkkaa koko chatti tästä:
