Blogi on tärkeimpiä työvälineitäni, muistinjatke parhaasta päästä (se, jonka Googlekin tuntee). Tarvitsin esitykseeni pari vuotta sitten tekemääni kyselyä sähköpostiongelmista. Silloin bloggasin vain enkuksi, joten samalla kun käännän materiaalin, laitan sen myös blogiini talteen. Katso alkuperäinen postaus.
Huhtikuussa 2009 kävin Lahdessa, pidin some työelämässä -koulutuksen eräällä Lappeenrannan teknillisen yliopiston MBA-tutkintoon(Information Management) liittyvällä kurssilla. Eri yritysten keskijohtoon kuuluvat kurssilaiset listasivat sähköposteihin liittyviä ongelmia.
Suurin osa näistä ongelmista voidaan ratkaista paitsi sähköpostin järkevällä käytöllä myös some-työvälineiden (pikaviestit, mikroblogit, blogit, wikit) käyttöönotolla.
1. Sähköposteja lähetetään ilman erityistä syytä ja liian isolla jakelulla, minkä johdosta kaikilla on inboksit täynnä, siivoamiseen menee aikaa
2. Sähköposti on hidas
3. Sähköpostit vievät paljon levytilaa (sama tila jokaisen vastaanottajan koneella)
4. Paperin tuhlaus (! monet printtaavat yhä mailinsa)
5. Tärkeät sähköpostit hukkuvat (esim. kun kaikkien mielestä omat sähköpostit ovat "Importance High")
6. Sähköpostit katoavat spammikansioon (tai omiin alikansioihin, joihin niitä ohjataan esim. lähettäjän mukaan)
7. Sähköpostijakelulistojen päivittämisessä on kova (ja loppumaton) urakka
8. Vastauksia joutuu odottamaan (Kuinka kauan pitäisi odottaa? Viikko, päivä, tunti, 5 minuuttia?)
9. Ihmiset kirjoittavat sähköposteja hyvin eri tyyleillä, toiset ovat virallisia, toiset lörpötteleviä
10. Kaikki sähköpostit eivät ole suojattu (enkryptaus) ja ihmiset pitävät sähköposteja liian turvallisina
11. Ihmiset peseävät käsiään forwardoimalla sähköposteja (minähän kerroin sinulle...)
12. Forwardointia ja cc-kenttää käytetään liikaa (pomoasi ei kiinnosta kaikki mitä teet)
13. Cc-kentän käyttö on myös vaarallista - osa ihmisistä ei lue koskaa cc:nä saatuja viestejä
14. Sähköposteja lähetetään väärille ihmisille (esim. minä sain Nokia-aikana myös muiden Johannojen ja muiden Janhosten (joskus myös Jantusten) sähköposteja)
15. Joku voi lähettää sähköpostisi ihmisille, joille se ei ole tarkoitettu
16. Pitkät vastauspötköt sähköposteissa, jolloin menee joko pitkä aika sen miettimiseen miksi sähköposti on sinulle ylipäätään lähetetty tai joku voi huomaamattaan lähettää eteenpäin luottamuksellista tietoa
17. Vastataan vain lähettäjälle, jolloin muut eivät tiedä mistä on keskusteltu
18. Et pääse eroon tietyistä jakelulistoista
19. Sähköpostifilttereiden hallinnointi käy työstä
20. Liitteet ovat hankalia kun sähköposteja luetaan kännykällä
21. Puhelimen synkronointi epäonnistuu, jos sähköposteissa lymyää isoja liitteitä
22. Sähköpostien otsikot ovat harhaanjohtavia (tai puuttuvat kokonaan)
Kerrohan, puuttuuko listasta jotain?
Sähköpostiohjelmien huonot hakutoiminnot. Projektien edetessä talletettujen sähköpostien määrä käy niin valtavaksi, että sitä kaivattua sähköpostia ei vaan enää löydä, vaikka tietää sen varmasti olevan tallessa jossain sadoista kansioista. Tai sen löytämiseen menee paljon aikaa.
ReplyDeleteMutta mitä ihmettä! Sähköposteja oikeasti printataan? Vuonna 2009?
A: Top-posting.
ReplyDeleteQ: What is the most annoying thing in e-mail?
http://en.wikipedia.org/wiki/Posting_style
En löytänyt tuota suomeksi...
Tommi, tuo on kyllä totta. Puhumattakaan siitä, että projektiväki vaihtuu ja tiedot jäävät entisten työntekijöiden postilaatikoihin.
ReplyDeleteMS, hah, tuo on kyllä joka kerta yhtä hauska. Mutta kerran mulle kävi niin, että kun vastaaja vastasi pitkän sähköpostin loppuriveille, mä en huomannut koko vastausta, kun olen niin tottunut siihen, että alkuriveille vastataan.
ReplyDeleteTommi, alkoi kiinnostaa tuo printtausasia (aikanaan jotkut Nokia-kollegani kyllä printtasivat mailejaan, mutta siitä on jo aikaa), joten kysyin Twitterissä. Sain 3 vastausta, joista kaksi oli että en herranjestas ja kolmas että kyllä, valitettavasti. Voikos siitä päätellä jotain ;).
ReplyDeleteEli kyllä niitä printtaajia sitten vieläkin on. Ovatkohan he Metsäliiton sponssaamia? ;)
ReplyDeleteTop posting on kovasti ympäristöstä riippuva tapa. Monilla osastoilla se on vakiintunut käytäntö, että alkuriveille vastataan, etenkin jos käytössä on Outlook. Unix/Linux-ympäristössä top postaamista ei suopeasti katsota, mutta toisaalta siinä ympäristössä mailiohjelmatkin tukee huomattavasti luontevammin rivien väliin kommentointia. Outlookilla se menee säätämiseksi.